การปรับเปลี่ยนนโยบายพื้นที่เก็บข้อมูล Microsoft และผลกระทบต่อการทำงานร่วมกันของ MS Teams, OneDrive และ SharePoint

จากเหตุการณ์การปรับเปลี่ยนนโยบายพื้นที่เก็บข้อมูลจากบริษัท Microsoft ซึ่งมีผลกระทบต่อแอปพลิเคชัน  OneDrive ,Outlook ,SharePoint และ MS Teams  ส่งผลให้สถาบันการศึกษาและหน่วยงานที่ใช้บริการจาก Microsoft ทั่วโลกต้องปรับเปลี่ยนนโยบายและจัดสรรพื้นที่ของหน่วยงานในการจัดเก็บข้อมูลใหม่ เพื่อให้สอดคล้องต่อข้อจำกัดที่  Microsoft ปรับลดพื้นที่การใช้งานลงมา  ดังนั้น เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบถึงผลกระทบจากการปรับเปลี่ยนดังกล่าวใน   MS Teams, OneDrive และ SharePoint ซึ่งแอปพลิเคชัน 3 ตัวนี้มีการทำงานที่เกี่ยวข้องกันในการจัดเก็บพื้นที่ข้อมูล ในบางกลุ่มผู้ใช้งานจึงถูกจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึง รวมถึงพื้นที่ใช้งานในแต่ละกลุ่มผู้ใช้งานที่แตกต่างกันไป บทความนี้จึงเป็นการอธิบายการทำงานในภาพรวมของแอปพลิเคชันดังกล่าว สิทธิ์ในการใช้งานและพื้นที่ในการใช้งานในแต่ละกลุ่มผู้ใช้งาน

ข้อความด้านบนเป็นการทำงานหลักของ MS teams OneDrive และ SharePoint ซึ่งสามารถอธิบายเป็นภาพได้จากภาพด้านล่างนี้

Microsoft Teams

แพลตฟอร์มที่ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสนทนา จัดประชุม และทำงานร่วมกันได้ในที่เดียว ผ่านการบูรณาการกับแอปพลิเคชันอื่นๆ เช่น Word, Excel, PowerPoint และ OneNote ที่สร้างความสะดวกในการทำงานร่วมกัน รวมถึงการมอบหมายงานในทีมประเภท Class อัพโหลดไฟล์เพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าถึง โดยสามารถเลือกอัพโหลดได้ทั้งจากเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออัพโหลดจาก OneDrive เข้าสู่ทีมโดยตรงได้ โดยฟังก์ชันการทำงานและสิทธิ์ที่สามารถใช้งานได้รวมถึงพื้นที่การใช้งานจะอยู่ในภาพด้านล่างของท้ายบทความนี้

OneDrive

พื้นที่สำหรับเก็บข้อมูลออนไลน์ โดยสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ ทั้งจากคอมพิวเตอร์ (PC) Notebook หรือ Mobile, Tablet โดยข้อมูลจะเหมือนกันในทุกอุปกรณ์ที่เข้าถึง
ทั้งนี้ยังสามารถแชร์ไฟล์ เพื่อทำงานร่วมกับผู้ที่แชร์ด้วยได้ และยังสามารถซิงก์ไฟล์ลงเครื่อง คอมพิวเตอร์เพือการเข้าถึงไฟล์ที่รวดเร็วมากขึ้นและเข้าถึงไฟล์ในขณะที่ออฟไลน์ได้ โดยฟังก์ชันการทำงานและสิทธิ์ที่สามารถใช้งานได้รวมถึงพื้นที่การใช้งานจะอยู่ในภาพด้านล่างของท้ายบทความนี้

SharePoint

แพลตฟอร์มในการสร้างเว็บไซต์สำหรับการแชร์ข้อมูลและเผยแพร่รายงานได้อย่างง่ายดาย และยังสามารถทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ใน Microsoft 365 เช่น Teams และ OneDrive เพื่อช่วยในการจัดเก็บข้อมูลและตั้งค่าสิทธิ์สำหรับสมาชิกในการเข้าถึงข้อมูล โดยฟังก์ชันการทำงานและสิทธิ์ที่สามารถใช้งานได้รวมถึงพื้นที่การใช้งานจะอยู่ในภาพด้านล่างของท้ายบทความนี้